Abr 1, 2020

Atendiendo el estado de emergencia sanitaria declarado en el país con motivo del COVID-19, y teniendo en cuenta las medidas de aislamiento obligatorio decretadas por el Gobierno Nacional, nos permitimos informar las medidas tomadas para la radicación de facturas de proveedores que aún no estén obligados a facturar electrónicamente, así como para cuentas de cobro, notas crédito, notas débito y reembolsos de gastos de contratos.

Estos procesos se podrán realizar digitalmente a través de la cuenta de correo electrónico: facturacionfisica@equion-energia.com

Requisitos para la radicación:

En cumplimiento de los requisitos legales vigentes, es necesario enviar copia escaneada en formato PDF de: facturas, cuentas de cobro, notas crédito, notas débito y reembolsos de gastos de contratos. Adicionalmente debe enviar, según corresponda:

  • Para facturas: número de confirmación de la recepción del bien o servicio (EMRF para contratos o mensaje de recibido a satisfacción para Adquisición Delegada).
  • Para cuentas de cobro: documentación soporte del tipo de servicio prestado, debidamente aprobado mediante correo de autorización o acuerdo.
  • Para notas crédito o débito: número de factura sobre la cual se esté aplicando y el correo del Gerente del Contrato o contacto en Equión, aceptando dicha operación.
  • Para reembolsos de gastos de contratos: número del contrato, indicación expresa que corresponde a un reembolso, copia de las facturas y documentos soporte, así como la certificación firmada por el Revisor Fiscal o Contador Público, según corresponda.

Al momento de enviar sus documentos por correo electrónico, por favor tenga en cuenta:

  1. Incluir en el asunto del correo, el nombre del proveedor y número de factura o cuenta de cobro.
  2. Verificar que los documentos escaneados tengan buena resolución y permitan identificar todos los valores.
  3. Una vez recibida la información, a través del mismo correo electrónico recibirá el resultado de la verificación de los documentos, indicando si la factura es “Aceptada” o “Rechazada”, junto con los motivos del rechazo (en caso que aplique).
  4. El correo tiene una capacidad máxima de 15 megas.
  5. Una vez levantadas las medidas de aislamiento obligatorio decretadas por el Gobierno Nacional, los documentos escaneados deben  ser radicados en físico en las ventanillas de Carvajal, de la misma forma como se adelantaba este proceso antes del decreto de la emergencia sanitaria. Lo anterior con el fin de cumplir con los requerimientos de las entidades de control a los que se encuentra sujeta Equión.

Para resolver inquietudes, por favor escribir al correo: atencion.proveedores@carvajal.com